Prévu au départ pour les profs d’Education Physique et Sportive (EPS) souvent amenés à faire l’appel dans des lieux différents, cet article pourra aussi servir aux enseignants ou aux entraîneurs, amenés à faire l’appel en mode nomade. Pourquoi faire l’appel avec un document Google Drive ? Tout simplement parce que cela permet de partager rapidement les informations avec l’administration ou les parents, si l’on choisit de partager le document. Or cette méthode implique d’avoir un outil connecté tel q’un pc portable, une tablette ou un smartphone. Si vous ne possédez pas de type d’outil, cet article pourra aussi vous servir si vous souhaiter utiliser Excel pour gérer vos classes ou groupes de jeunes.

Créer votre fichier classe ou groupe

Je vous conseille tout d’abord de faire toutes les manipulations initiales depuis votre pc de bureau à domicile. Vous devrez posséder ou créer un compte Google. Une fois connecté avec votre compte, accédez à Google Drive et cliquez sur CRÉER puis Feuille de calcul . Vous pouvez ensuite rentrez votre liste d’élèves manuellement ou copier – coller la liste depuis le fichier excel que vous aura fourni l’administration.

Vous pouvez aussi Importer vos listes préparées avec Excel. Vérifier auparavant dans les Paramètres d’importation que la ligne Convertir les fichiers importés au format Google Documents est bien cochée.

Astuce : sur Pronote.net vous pouvez récupérer la liste de vos élèves. Rendez-vous à la rubrique saisie des notes, puis sélectionnez la classe et vous verrez apparaitre la liste de classe avec un petit icône en haut à droite « Télécharger une copie en CSV ». Téléchargez le fichier. Ouvrez-le avec Excel. Copiez la liste des élèves et collez la dans la feuille de calcul que vous venez de créer.

Trier votre liste d’élèves

Pour trier votre liste, sélectionnez toutes les cellules du tableau, sauf la première ligne du tableau comprenant le titre, puis faites un clic droit sur la zone sélectionnée et  cliquez sur Trier la page … et ensuite vous pouvez choisir le type de tri et à partir de quelle colonne le tri sera fait. Une fois choisi, cliquez sur OK. Petite astuce pour entrer vos colonnes « Date » ; en les classant par ordre chronologique inversé, vous aurez votre dernière colonne proche du nom. Ceci s’avère très pratique si vous utilisez des petits écrans. Pour y parvenir, sélectionnez à chaque séance la colonne après le nom (colonne « C ») et insérez une colonne à gauche. Une nouvelle colonne apparaît alors. Elle est nommée « Nouvelle Date » dans le document d’exemple.

Insérer une fonction pour compter les absents

Pour ce faire insérer la fonction suivante =counta(D2:D5) dans la cellule en bas de la colonne de l’appel du jour. Cette fonction va simplement compter les colonnes remplies d’une donnée. Ici le « A » pour absent.

Ajouter une nouvelle Feuille de calcul

En ajoutant une nouvelle feuille de calcul, vous allez pouvoir séparer les trimestres ou les notes du groupe. Pour ce faire, rendez-vous en bas de la page. Vous verrez alors (sur la feuille d’exemple) les onglets des différentes feuilles et un + pou en ajouter une nouvelle. En cliquant sur le titre de la feuille, vous pouvez changer ce dernier.

Insérer une fonction pour compter la moyenne des élèves

En insérant la fonction suivante =AVERAGE(F3:F6) en bas de la colonne vous obtiendrez la moyenne des notes des élèves. Si vous l’insérer en bout de ligne, vous obtiendrez la moyenne des notes de l’élève.

Partager votre feuille d’appel

Pour partager votre feuille, cliquez en haut à droite du document sur « Partager ». Vous obtenez alors un lien de partage que vous pouvez communiquer à l’administration ou aux parents. Ces derniers auront alors une vision en temps réel de la feuille d’appel en cliquant sur le lien communiqué. Vous pouvez aussi dans cette nouvelle fenêtre, choisir les modes de partage (privé, disposant du lien ou public) et les modes de consultation du document (consultation ou modification autorisé). Vous pouvez aussi en bas, envoyer le lien directement par courriel en entrant les courriels des personnes. Cliquez alors sur Inviter des utilisateurs.

Mode Hors connexion

Si vous devez faire l’appel dans un endroit ou vous n’êtes pas connecté ni en wifi, ni par votre téléphone (en 3G ou 4G), pensez à Configurer l’accès Hors connexion de votre document. Vous pourrez alors consulter et modifier votre document, et la synchronisation se fera à la prochaine connexion. Attention, sur une tablette ou un smartphone (avec l’application Google Drive) vous ne pourrez que consulter votre document sans pouvoir le modifier. En effet, vous n’aurez pas les mêmes possibilités selon les types d’outils utilisés.

Interactivité

Vous aussi, apportez vos trucs et astuces qui facilitent et accélèrent cette tâche administrative, en laissant un commentaire ci-dessous. Si vous avez d’autres questions, n’hésitez pas à consulter l’aide de Google Drive très bien faite, ou laissez un commentaire ci-dessous.