Créer un projet EPS en ligne

14 Avr, 2016 | Conseils | 0 commentaires

Comment mettre en ligne un projet EPS pour une équipe d’enseignants dans un établissement scolaire ? Nous verrons à travers cet article les étapes à suivre pour parvenir à atteindre cet objectif tout en gardant un projet à jour, sous la houlette d’un véritable travail collaboratif.

 

Pourquoi mettre un projet EPS en ligne ?

Le principal avantage d’avoir un projet EPS en ligne est de permettre un accès permanent au dossier. En effet, nombreux sont les profs EPS qui ont dû chercher ce projet papier dont le collègue ne se souvenait plus de où il l’avait laissé ! Avec un projet EPS en ligne, tous les enseignants vont alors pouvoir le consulter et le modifier depuis leur ordinateur de bureau, leur tablette connectée ou leur téléphone.

Une fois en ligne ce projet pourra, via un lien, être partagé sur le site de l’établissement ou de la la discipline EPS ou de l’AS. Et surtout, à chaque mise à jour de tel ou tel collègue, il n’y aura pas besoin de modifier les liens ou de recommencer le travail de ré-impression. Ce lien pourra donc être transmis aux parents, ou à un inspecteur ou au chef d’établissement qui pourra, comme les autres, le consulter à tout moment.

Ça vous plait ? Alors voyons comment mettre en ligne ce projet EPS. Nous allons voir comment faire avec les logiciels gratuits de Google (Gmail, Google Drive, Agenda, …), mais vous pouvez aussi le faire avec Microsoft (Outlook.com, OneDrive, Calendrier, …) et pour les plus réfractaires aux consortiums américains, il existe Hubic de chez OVH qui stocke les données en France. Il doit être possible aussi de le faire avec les Espaces Numériques de Travail (ENT) mais je suis pas convaincu de la facilité de mise en ligne et du partage. Après si des collègues ont fait l’expérience sur les autres solutions de stockage en ligne, n’hésitez pas à mettre vos liens ou tutoriels dans les commentaires.

 

Créer un compte

Une fois le système de partage choisi, il conviendra à chaque membre de l’équipe de créer un compte. Ici un compte Google ou Gmail. Une fois le compte créé avec une nouvelle adresse Gmail ou en se connectant avec un compte Gmail existant, le coordonnateur va pouvoir créer un dossier « Projet EPS » dans Google Drive.

Si vous savez que le coordonnateur ou l’équipe changent régulièrement, le plus simple sera alors de créer un compte Google propre à l’équipe EPS de l’établissement (ou propre à l’établissement lui même). Les collègues ayant alors l’identifiant et le mot de passe de ce compte pourront tous modifier le Projet EPS sans devoir le partager entre les collègues. Il faudra juste partager le dossier en Public en mode Lecture, pour que l’inspecteur ou les parents puissent consulter le dossier. Rendez-vous à la rubrique Partager le dossier ci-dessous pour les détails.

 

Mettre en place la structure du dossier

Une fois ce dossier « Projet EPS » crée par le coordonnateur, ce dernier va pouvoir importer tous les documents qu’il aura sur son ordinateur. Tous les types de documents peuvent être importés. Tous les fichiers seront alors visibles. Mais si vous voulez modifier les fichiers de type Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint) il faudra les convertir dans les logiciels respectifs de Google (Google Docs, Googles Sheets, Google Slides). Cela créera alors le fichier en 2 versions ; version Word visible mais non modifiable et version Google Docs modifiable. Libre à vous de garder les 2 versions ou de supprimer celle que vous n’utiliserez pas. Sachant que vous pouvez télécharger à tout moment un document Google Docs au format Word sur votre ordinateur ou autre support. Voici un exemple sur l’image ci-dessous :

 

Partager le dossier

Une fois le dossier créé, il faudra alors le partager avec les collègues de l’équipe. Pour ceci, cliquez sur le dossier Projet EPS et sur partager… dans le menu qui va apparaître. Dans le cadre Utilisateurs entrez les adresses mail des collègues. Attention le mail doit être le même que celui qu’ils ont utilisé pour créer le compte Google. Vérifiez ensuite que l’onglet Modification est bien coché en lieu et place de Lecture, ceci afin que les collègues puissent modifier le dossier partagé. Les collègues recevront alors un mail avec le lien de partage pour pouvoir modifier le dossier en ajoutant leurs propres documents selon les activités ou en mettant à jour les documents existants.

N’oubliez pas de partager ce dossier au Public en mode Lecture pour les parents ou l’inspecteur pédagogique puissent consulter le dossier. Pour cela même démarche que précédemment et lorsque la fenêtre de partage apparaît, rendez-vous en bas à droite et cliquez sur Avancé. Dans la rubrique Qui a accès… cliquez sur Modifier et cochez tout en haut sur Activé : public puis sur Enregistrer. Vous obtiendrez le lien de partage que vous allez pouvoir communiquer (en copiant, collant) au webmaster du site internet, aux parents et à l’inspecteur pédagogique.

 

Trucs et Astuces

  • Si des documents n’ont pas besoin d’être modifiés, importez le au format PDF qui sera le plus lisible.
  • Pensez à convertir vos documents en Google Docs, Sheets ou Slides pour que chaque collègue puissent modifier le document en ligne.
  • Pour chaque document modifiable en ligne, il y a un historique des modifications. On peut toujours savoir qui a modifié quoi et revenir en arrière en cas d’erreur.
  • Dès que vous partagez un document, en entrant le mail du collègue, il recevra un mail l’avertissant.

N’ayant pas la science infuse, j’invite toute personne ayant d’autres trucs et astuces ou des conseils à ce sujet à en faire part dans les commentaires. Chaque expérience, même douloureuse est bonne à prendre. Si vous avez la moindre question, vous pouvez la poser dans les commentaires. Je recevrais une notification et j’y répondrai dans les plus brefs délais.

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